活动策划公司在活动现场对物料的把控直接影响活动效果与执行效率，以下是关键注意事项及执行细节清单：

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### **一、前期准备阶段**

1. **物料清单管理**  

   - 制定 **三级清单**：主清单（大类）、子清单（细分品类）、场景清单（按区域/环节分类），标注数量、尺寸、用途、责任人。  

   - **关键物料标记**：对高价值、易损、需优先组装的物料（如LED屏、定制装置）加注红色标签，优先运输和验收。  

   - **数字化核对**：使用二维码/电子表格实时更新物料状态，避免纸质清单丢失或滞后。

2. **供应商沟通**  

   - 明确 **交付标准**：如舞台板材承重、喷绘分辨率、灯光色温参数等，留存样品照片或视频。  

   - **验收流程**：到货时三方（策划方、供应商、场地方）共同验货，记录瑕疵并签字确认。  

   - **备用方案**：关键物料（如电源线、签到设备）准备20%冗余量，紧急采购渠道提前确认。

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### **二、运输与存储**

1. **包装规范**  

   - 易碎品：使用定制泡沫箱+防撞角，外箱标注“↑↑↑勿压”和内部物品名称。  

   - 精密设备：如VR眼镜、投影仪，单独装箱并配备干燥剂，避免温湿度变化损坏。  

   - **分箱逻辑**：按使用场景分箱（如“签到区物料箱1/3”），箱内附物品清单和组装示意图。

2. **仓储管理**  

   - 分区存放：划分“待组装”“已验收”“待回收”区域，避免混乱。  

   - 环境控制：电子设备避开潮湿区域，易燃物料（KT板、纸质品）远离热源。  

   - **时间节点**：提前48小时进场，预留24小时调试时间。

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### **三、现场搭建与摆放**

1. **动线规划**  

   - 遵循 **“先大后小”原则**：优先搭建舞台、灯光架等大型结构，再布置桌面物料。  

   - **安全间距**：确保消防通道、紧急出口不被物料阻挡，设备线缆用胶带固定防绊倒。

2. **细节校准**  

   - 视觉对齐：背景板、地贴、桌旗的LOGO高度需统一测量（建议用激光水平仪）。  

   - 设备测试：屏幕亮度、音响声场、互动装置灵敏度需彩排时全流程测试。  

   - **氛围一致性**：灯光色号（如腾讯主题蓝#0078D7）与物料印刷颜色比对，避免色差。

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### **四、现场使用管理**

1. **实时监控**  

   - 设置 **“物料管家”岗位**：专人巡查补缺（如补充签字笔、纸巾），记录损耗情况。  

   - **高频物料管理**：  

     - 签到区：备足备用礼品卡、充电宝、口罩。  

     - 餐饮区：每小时检查餐具、纸巾存量，及时清理废弃包装。  

     - 互动区：游戏道具每日消毒，损坏道具立即更换。

2. **应急处理**  

   - 建立 **“5分钟响应机制”**：对突发问题（如设备断电、物料缺失）设置快速联络通道。  

   - 备用方案可视化：将应急预案（如备用电源位置、紧急供应商电话）张贴在控台。

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### **五、技术类物料特别注意事项**

| **类别**       | **风险点**                | **应对措施**                          |

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| **电子设备**   | 接口不兼容/电力过载       | 提前测试所有设备互联，配电箱分路标记  |

| **数字交互装置**| 网络延迟/系统崩溃         | 部署本地服务器+4G/5G双链路备份        |

| **定制化道具** | 程序BUG/感应失灵          | 预留手动操作模式（如扫码失败时输入码）|

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### **六、撤场与回收**

1. **分类回收**  

   - 可循环物料（如桁架、灯光设备）清洁后装箱，标注“可复用-XX活动”。  

   - 废弃物料：按场地方要求区分有害垃圾（电池、油墨瓶）与普通垃圾。  

   - **数据清除**：互动设备恢复出厂设置，销毁涉及隐私的纸质文件。

2. **责任追溯**  

   - 拍摄撤场后场地照片，留存物料回收证明，避免纠纷。  

   - 统计损耗率，更新供应商评估档案。

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### **七、核心工具推荐**

- **管理软件**：用钉钉/飞书搭建“物料管理台”，实时同步进度。  

- **硬件辅助**：标签打印机、红外线测距仪、多功能测试仪（检测电压/网络）。  

- **记录模板**：[见下方表格示例](#)  

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**附：现场物料检查表示例**  

| 区域       | 检查项          | 标准              | 责任人 | 完成状态 |

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| 主舞台     | LED屏拼接缝     | ≤2mm误差          | 张三   | ✅        |

| 签到台     | 礼品卡数量      | 200份+20%备用     | 李四   | ⚠️（缺10）|

| 互动展区   | VR头盔电量      | 满电+备用电源     | 王五   | ✅        |

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**关键原则**：**“一物一码、一人一责、一小时一巡检”**，通过标准化流程降低人为失误风险，确保物料与活动环节无缝衔接。